Menanggapi tamu dengan cepat

Komunikasi yang segera dan jelas adalah kunci untuk memberikan layanan 5-bintang. Tamu mengatakan bahwa menerima petunjuk yang bermanfaat dan respons yang cepat sangatlah penting. Berusahalah untuk memberikan informasi yang dibutuhkan tamu saat mereka membutuhkannya.

Orang-orang memikirkan banyak hal saat bepergian. Fokuslah untuk memberikan informasi yang bermanfaat dan jangan memberi tamu lebih dari yang dapat mereka pahami.

• Jadwalkan balasan cepat. Balasan cepat adalah pesan singkat yang telah ditulis sebelumnya dan dapat diatur untuk secara otomatis membagikan informasi kepada tamu pada momen-momen penting. Contohnya, banyak tuan rumah menyertakan petunjuk arah ke tempat mereka dalam pesan sambutan terjadwal sehari sebelum check-in.

• Tuliskan panduan rumah yang lengkap. Sertakan panduan yang jelas untuk menemukan barang-barang penting, dan petunjuk langkah demi langkah untuk menggunakan perangkat dan peralatan rumah tangga.

• Letakkan informasi yang berguna di beberapa tempat. Anda bisa menempatkan petunjuk pengoperasian di dekat termostat dan pemanggang luar ruangan serta di panduan rumah Anda. Tamu harus bisa menemukan detail yang dibutuhkan tanpa harus mencarinya.

Tamu mengharapkan Anda membalas dengan cepat, terutama pada hari check-in atau jika ada masalah selama masa inap mereka. Untuk pertanyaan tidak mendesak, sebaiknya tanggapi dalam waktu 12 jam, meskipun akan lebih baik jika ditanggapi sesegera mungkin. Untuk hal-hal mendesak, seperti kehilangan kunci untuk masuk ke dalam, Anda harus menanggapi dalam satu jam.

• Atur notifikasi. Gunakan aplikasi Airbnb untuk tetap memantau pesan dari tamu. Aktifkan notifikasi di aplikasi dan di pengaturan perangkat Anda, upayakan perangkat Anda selalu mudah dijangkau dengan suara diaktifkan, dan periksa pesan secara berkala selama masa inap.

• Siapkan rencana cadangan. Atur bantuan saat Anda berhalangan. Cari rekan tuan rumah atau orang lain yang dapat membantu dan bagikan informasi kontaknya kepada tamu.

• Gunakan balasan cepat. Ini memungkinkan Anda untuk menanggapi pertanyaan tertentu lebih cepat dengan menulis jawaban sebelumnya. Anda dapat mengedit templat Airbnb atau membuat templat Anda sendiri. Contohnya, Anda bisa menyiapkan balasan cepat tentang restoran terdekat favorit Anda untuk dikirimkan saat tamu meminta rekomendasi restoran setempat.

Cobalah untuk melihat setiap situasi dari sudut pandang tamu, terutama ketika keadaan tidak berjalan sesuai rencana. “Komunikasi yang baik membantu tamu merasa diperhatikan, dan ini merupakan inti dari kegiatan menerima tamu,” kata Sadie, HosTeladan di Santa Fe, New Mexico.

• Tetap tenang. Masalah tak terduga bisa menyulitkan bagi siapa saja. Pusatkan perhatian untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi.
• Bersikaplah transparan. Beri tahu tamu bahwa Anda telah menerima permintaan mereka, dan bahwa Anda sedang mengusahakannya. Jelaskan kapan Anda akan menemukan solusi dan bagaimana Anda akan memberi tahu mereka.
• Tanggapi dengan empati. Tempatkan diri Anda di posisi tamu. Bahkan hal-hal sepele bisa terasa seperti masalah besar ketika mereka jauh dari rumah.

Informasi yang dimuat dalam artikel ini mungkin telah berubah sejak dipublikasikan.